108年9月27日核定

一、學生住宿組（以下簡稱本組）依據國立清華大學組織規程及學生宿舍規則辦理相關業務，並依個人資料保護法第8條規定，向學生蒐集個人資料時，應明確告知相關事項。

二、為執行床位申請、候補、異動、放棄、退宿、押金、幹部訓練及遴選、門禁、掛號包裹、宿舍公告、問卷調查等宿舍相關業務，於下列（一）至（三）款範圍內，得蒐集、處理、利用申請學生的個人資料。

（一）蒐集之目的：依個人資料保護法特定目的編號○○二 人事管理、○三六 存款與匯款、○三九 行政裁罰、行政調查、○七七 住宿登記、○九四 財產管理、一○九 教育或訓練行政、一三○ 會議管理、一五七 調查、統計與研究分析、一五八 學生（員）（含畢、結業生）資料管理。

（二）蒐集之個人資料類別：依個人資料保護法個人資料之類別

１、識別類（例如：姓名、住家電話號碼、行動電話、通訊及戶籍地址、照片、電子郵遞地址、其他任何可辨識資料本人者、金融機構帳戶之號碼、身分證統一編號）。

２、特徵類（例如：性別、出生年月日、國籍）。

３、家庭情形（例如：父母）

４、社會情況（例如：住所地址、執照）。

５、教育、考選、技術或其他專業（例如：大學、學歷資格）。

６、受僱情形（例如：急救資格、現行義務與責任、受訓紀錄）。

７、財務細節（例如：收付金額、支付方式、往來紀錄、保證金、受請求賠償之細節）。

８、健康與其他（例如：治療與診斷紀錄）。

（三）個人資料利用之期間、地區、對象及方式：

１、個人資料本組僅以電子或紙本方式用於校內住宿服務用途，當蒐集資料後，將依資料類型分別建置於本校校務資訊管理系統或儲存於本組其他住宿服務系統中，由計算機與通訊中心、住宿組、生輔組、宿舍管理員、齋長依權限管理及使用。

２、個人資料依用途的不同，保存年限分述如下：

（１）５年：學生住宿資料、宿費及押金、宿舍修繕。

（２）１年：宿舍管理問卷資料、包裹管理資料。

（３）１學期：宿舍網路申請系統、宿舍門禁。

３、地區：臺灣、澎湖、金門與馬祖。

４、對象：國立清華大學學生（含交換生、營隊學生）。

５、個人資料依使用單位不同，權限及使用目的分述如下：

（１）計算機與通訊中心：提供宿舍網路、寢室電話申請及維護。

（２）住宿組：辦理住宿申請、宿費及押金收支作業、住宿期間各項服務。

（３）生輔組：宿舍查核、學生輔導。

（４）宿舍管理員：宿舍服務、門禁管制、包裹管理、借用物品管理。

（５）齋長：齋務運作、齋民服務、宣達與齋民權益相關事項。

三、依據個資法第三條規定，學生就本組保有學生之個人資料得行使下列權利：

（一）得向本組查詢、請求閱覽或請求製給複製本，而本組依法得酌收必要成本費用。

（二）得向本組請求補充或更正，惟依法學生應為適當之釋明。

（三）得向本組請求停止蒐集、處理或利用及請求刪除，惟依法本組因執行業務所必須者，得不依學生請求為之。

四、學生不提供個人資料所致權益之影響：學生得自由選擇是否提供相關個人資料，惟學生若拒絕提供相關個人資料，本組將無法提供同學有關宿舍申請等相關業務。

五、個人資料使用限制與保密
除非獲得您的允許，本組絕對不會任意將您的個資出售、分享、出租或交換給其他團體或個人。

六、自我保護措施
請妥善保管您的密碼及所有個人資料，勿將任何個人資料提供他人，違反而造成他人或單位損失者將依相關法規究辦。

七、本辦法經齋長聯席會議通過，陳學務長核定後實施。